Jak prowadzić księgowość i nie zwariować?

Księgowość to jeden z najmniej lubianych działów w firmie. Wielu szczególnie niedoświadczonych jeszcze przedsiębiorców najchętniej pozbyłoby się tego obowiązku. Zmienne przepisy prawne, wiele różnych wyjątków, niekiedy konieczność abstrakcyjnego myślenia oraz inne dodatkowe trudności powodują, że chętnie oddajemy księgowość w ręce wykwalifikowanych osób. Co zrobić, żeby sprawy księgowe przestały przyprawiać o ból głowy?

O księgowości najlepiej myśleć już od pierwszych dni prowadzenia firmy. To klucz do tego, aby nie popełnić błędów już na samym początku. Często niewielkie pomyłki w księgach mszczą się potem przez lata. Łatwo narazić się na kary finansowe ze strony odpowiednich urzędów. Jeśli więc nie mamy zbyt dużej wiedzy na temat księgowości, najlepiej jest udać się w tej sprawie do odpowiedniej osoby. W początkowych fazach działalności księgowa nie będzie pochłaniać zbyt wielu kosztów. Może być to więc bardziej opłacalne rozwiązanie niż płacenie kar za błędy podatkowe.

Nie zawsze jednak można pozwolić sobie na to, żeby zlecić na zewnątrz prowadzenie ksiąg. Jeśli jesteśmy zmuszeni do robienia tego samodzielnie, niezwykle ważne jest, aby doszkolić się w tym zakresie. Najlepiej wybrać się na kurs organizowany przez doświadczone księgowe. W ten sposób można zyskać pewność, że zdobędzie się wszystkie niezbędne informacje, które ułatwią poprawne prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Jakie cechy powinny mieć osoby pracujące w księgowości?

Księgowość zdecydowanie nie jest dla wszystkich. Bez trudu można spotkać osobę, która powie, że nie wyobraża sobie spędzać większości dnia nad cyferkami. Nie łatwo więc znaleźć odpowiedniego księgowego. Do tego zawodu przyciągają głównie – pewność zatrudnienia oraz stosunkowo wysokie wynagrodzenie. Jest to też zawód, który można wykonywać zdalnie. Zanim jednak ktoś zdecyduje się podjąć taką pracę, powinien wziąć pod uwagę, czy na pewno ma cechy, które pozwolą mu mieć z niej satysfakcję.

Księgowość wymaga przede wszystkim umiejętności analitycznego myślenia i skupiania się na wykonywanych zadaniach. Tam szczególnie potrzebna jest skrupulatność. Niewielkie błędy mogą powodować wielkie problemy w firmie. Konieczna jest także chęć ciągłej nauki. Prawo podatkowe jest  bardzo często zmieniane, a księgowy, który nie będzie z tymi zmianami na bieżąco, zdecydowanie nie będzie dobrym księgowym. Jeśli ktoś nie ma potrzeby ciągle się doszkalać, prawdopodobnie nie będzie w stanie zapewnić odpowiedniej obsługi księgowej firmie.

Dobry księgowy powinien umieć również skutecznie się komunikować. Wiele osób zapomina o tym, żeby rozwijać ten obszar swoich kompetencji. Księgowy, który jednak nie potrafi w jasny sposób przekazać informacji o sytuacji swojemu pracodawcy, będzie miał bardzo pod górkę. Umiejętność dzielenia się wiedzą z osobami niezaznajomionymi ze sprawami księgowymi, będzie niejednokrotnie atutem. Osoby komunikatywne mają też znacznie większe szanse na awans.

Księgowość zdalna – jak przekonać szefa?

Księgowość prowadzona zdalnie to dla wielu księgowych marzenie. Dla wielu pracodawców natomiast  wciąż przerażająca wizja. Przedsiębiorcy, którzy bardzo cenią sobie klasyczny system pracy, w którym wszyscy przychodzą do pracy w podobnym czasie, często mają problem, żeby podjąć się współpracy zdalnej z księgową. Zdarza się, że jeśli chce ona założyć swoją działalność i świadczyć swoje usługi na odległość, dotychczasowy pracodawca rezygnuje z jej pomocy. Nie musi tak być jednak zawsze. Wszystko zależy od tego, czy osoba prowadząca księgowość potrafi przekonać szefa, że takie rozwiązanie ma również korzyści dla niego. Jak to zrobić?

Księgowa może zacząć od tego, żeby przekonać szefa do współpracy zdalnej raz w tygodniu. To świetna okazja, żeby pokazać w praktyce, że taka współpraca jest równie efektywna, a nawet bardziej skuteczna, niż dotychczasowa praca w biurze. Szczególnie introwertycy mogą w domu pracować znacznie efektywniej. Dobre efekty takiej pracy będą podstawą do tego, żeby spróbować przekonać szefa, że warto zaufać księgowej i pozwolić jej pracować na odległość. Dobrym pomysłem może być porównanie efektywności pracy w domu z pracą w biurze. Można zaprezentować jej efekty w postaci prezentacji dla szefa. Dobrym pomysłem jest także próba znalezienia oszczędności w sytuacji, w której księgowa będzie pracować zdalnie. To często właśnie one są w stanie przekonać szefa, że warto przejść na taką formę współpracy.

Jak dużą rolę odgrywa księgowość w pracy całej firmy?

Księgowość to niezwykle istotny dla działania firmy dział, który odpowiada za wszelkie sprawy finansowe związane z finansami. Problemy w księgowości mogą się przekładać na inne liczne problemy firmy, w tym przede wszystkim podatkowo prawne. To powoduje, że w firmie koniecznie musi znaleźć się kompetentna księgowa lub cały dział księgowy, któremu kadra menadżerska będzie mogła w pełni zaufać. Jak dużą rolę tak naprawdę odgrywa księgowość w pracy całej firmy?

Księgowość to jeden z ważniejszych działów firmy, którym dba się o to, aby wszelkie sprawy finansowe firmy zostały ujęte w odpowiedni sposób pod względem formalnym. Niewielkie błędy w księgowości oczywiście się zdarzają nawet najlepszym, jednak niezwykle ważne jest to, żeby jak najszybciej je odnaleźć i wyeliminować. Gorzej, jeśli błędy takie są duże, a co za tym idzie, mają znaczący wpływ na działania całej firmy.

Błędnie prowadzona księgowość może się przełożyć przede wszystkim na problemy z Urzędem Skarbowym, a w skrajnych przypadkach możemy być nawet oskarżeni o działania umyślne. Błędnie prowadzona księgowość to też problem, kiedy chcemy przeprowadzić analizę niezbędną do opracowywania strategii dla naszej firmy. Bez skrupulatnie wprowadzonych danych wejściowych, nie będziemy w stanie osiągnąć zadowalających danych wyjściowych.

Jak wygląda dzień pracy w dziale księgowość?

Dzień pracy w dziale księgowość może dla wielu osób jawić się jako coś bardzo nudnego i powtarzalnego. Księgowi raczej bowiem spędzają większą część swojego czasu w pracy przed komputerem, operując liczbami oraz pracując na programie księgowym, który niejednego może przerażać. Na szczęście są jednak osoby, dla których praca w dziale księgowości jest ciekawym wyzwaniem. Gdyby nie to, prawdopodobnie musielibyśmy martwić się o wiele firm na rynku. A co jeśli wahamy się, czy warto pracować jako księgowy? Warto w takiej sytuacji przemyśleć, jak wygląda przeciętny dzień pracy jako księgowy.

Księgowi, którzy pracują etatowo, rzeczywiście większość swojego czasu spędzają przed komputerem. Jednak to, czym się zajmują, w dużej mierze zależy od tego, jak duże mają doświadczenie. Mniej doświadczone osoby, na początku swojej kariery zawodowej, zwykle wykonują powtarzalne, ale mimo to odpowiedzialne czynności, związane z wprowadzaniem dokumentów do systemu fakturowania. Takie zadania polubimy, jeśli cenimy sobie uporządkowane działanie oraz jesteśmy systematyczni.

Trochę inaczej wygląda praca w dziale księgowości, jeśli już od dawna pracujemy w tym obszarze, a co za tym idzie, obejmujemy wyższe stanowisko, na przykład głównego księgowego lub dyrektora działu. Wtedy nasze zadania są mniej powtarzalne i związane bardziej z rozdzielaniem pracy oraz zarządzaniem.

Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najczęściej zakładana działalność poprzez nowych przedsiębiorców, którzy chcą spróbować swoich sił poza pracą etatową. Jest to wyzwanie, szczególnie jeśli chodzi o związane z tym sprawy papierkowe. Za jeden z najbardziej uciążliwych aspektów uchodzi księgowość postrzegana jako skomplikowana i zawiła.

Jak naprawdę wygląda ona w małym przedsiębiorstwie oraz co można zrobić, żeby stała się bardziej przystępna?

Księgowość w małej firmie może mieć dwa oblicza. Wszystko zależy od tego, czy zdecydujemy się ją prowadzić samodzielnie, czy zdamy się na profesjonalną księgową. Prawdopodobnie wiele osób doradzi nam, że lepiej jest skorzystać z usług biura rachunkowego, co z resztą nie będzie takim złym pomysłem, biorąc pod uwagę, że koszty księgowości w mniejszej firmie wcale nie są najwyższe, a decydując się na skorzystanie z pomocy w tym zakresie prawdopodobnie uda nam się zaoszczędzić na poradnictwie prawnym związanym z problemami z urzędami, które mogą pojawić się w wyniku błędów w księgach rachunkowych.

Jeśli księgowość nie jest dla nas taka straszna, chociażby dlatego, że posiadamy wykształcenie związane z tym kierunkiem lub po prostu interesują nas te zagadnienia, możemy podjąć się prowadzenia ksiąg samodzielnie. W małej firmie nie powinno zająć to zbyt wiele czasu, więc też nie będzie nadmiernie uciążliwe.

Jak szybko znaleźć osobę, która może poprowadzić księgowość?

Księgowość to bardzo istotny dział w firmie, który musi być na stałe obsługiwany, aby cała firma działa sprawnie i bezproblemowo. W sytuacji, w której akurat księgowy decyduje się na rezygnację z pracy lub też księgowa przechodzi na urlop macierzyński, wielu przedsiębiorców staje przed nie lada problemem, jakim jest znalezienie odpowiedniego zastępstwa. Dobry księgowy to bowiem wciąż osoba, którą trudno znaleźć, chociaż biur rachunkowych świadczących takie usługi zupełnie nie brakuje. Jak zatem szybko działać, kiedy nagle brakuje osoby w dziale księgowość?

Po pierwsze, kiedy potrzebujemy kogoś, kto poprowadzi naszą księgowość, warto popytać znajomych przedsiębiorców. Być może któryś z nich współpracuje z niezależnym biurem księgowym i mógłby polecić je bez obaw, że sam przez to straci naprawdę dobrego księgowego. Jeśli chcemy zatrudnić księgowego na etat, w sytuacji kryzysowej i tak warto spróbować skorzystać z usług biura księgowego. Być może taka współpraca z innym podmiotem spodoba nam się na tyle, że już nie będziemy chcieli wracać do poprzedniego sposobu zatrudniania.

Co, jeśli jednak nikt nie jest nam w stanie polecić nikogo sprawdzonego lub polecane osoby nie są w stanie akurat podjąć się współpracy z nami ze względu na nadmiar obowiązków? Możemy  w takiej sytuacji postawić na poszukiwania w sieci na podstawie opinii udzielonych przez innych klientów.

Co powinien wiedzieć każdy księgowy?

Księgowość to dział, w którym mniej liczą się umiejętności miękkie, zaś bardzo doceniane są kompetencje twarde. Aby móc pracować na stanowisku księgowego trzeba szczególnie zwrócić uwagę na to, aby w toku studiów nauczyć się nie tylko podstaw teoretycznych, ale również opanować zdolności praktyczne. Warto zatem przed podjęciem decyzji o konkretnym uniwersytecie dobrze przejrzeć program studiów, zwracając uwagę na zajęcia na programach finansowo-księgowych, aby móc uczyć się księgowania w praktyce. Co dokładnie musi wiedzieć każdy księgowy przed rozpoczęciem pracy?

Księgowość może wydawać się trudna dla osób, które nigdy nie miały z nią styczności. Również studentom potrafi ona sprawiać wiele kłopotów. W praktyce jednak opanowanie umiejętności technicznych to jeszcze nie wszystko. Trzeba bowiem wiedzieć, jakimi wartościami ma kierować się księgowy. Określa je ustawa o rachunkowości, która jest niejako biblią każdego księgowego. W toku swojej edukacji musi on ją dogłębnie poznać, aby żaden jej artykuł nie miał przed specjalistą tajemnic. Jeśli chodzi natomiast o kompetencje bardziej praktyczne, księgowy musi oczywiście doskonale umieć prowadzić księgi rachunkowe.

Księgowość to dział, w którym praca może być stresująca. Powinien sobie zdawać sprawę z tego każdy, kto ma w planach prowadzenie biura rachunkowego lub aplikację do działu księgowego. Dzieje się tak ze względu na dużą odpowiedzialność za błędy, jaka ciąży na księgowym.

Jak współpracować z księgową?

Księgowość to dział, który najszybciej powołuje pracodawca, nawet jeśli miałby się on składać tylko z jednej księgowej. To niezwykle ważna persona w firmie, której kompetentne działanie pozwala z sukcesem uniknąć wielu problemów związanych z odprowadzaniem podatków, składek, rozliczeń i innych opłat wymaganych przez zawiłe przepisy prawa finansowego. Nawet niewielkie start-upy, które mają ograniczony budżet, szybko decydują się na współpracę z księgową. Co trzeba wiedzieć, aby współpraca tak była satysfakcjonująca dla obu stron?

Po pierwsze, kiedy zastanawiamy się, jak rozwiązać problem, jakim jest księgowość, musimy dokładnie określić, jaki zakres działań nas przerasta, czyli co w praktyce chcemy oddelegować specjalistom. W ten sposób ułatwimy pracę księgowej, która musi wycenić swoje usługi przed podjęciem się pracy. Często wycena taka jest pakietowa, co oznacza, że jako przedsiębiorcy, musimy się zdecydować na jakiś jeden konkretny zestaw usług. Dopóki nie wiemy, które działania w naszej firmie są niezbędne do zrealizowania, nie będziemy w stanie określić, który pakiet będzie dla nas najlepszy. Zdecydowanie jednak na początku nie opłaca się brać zbyt rozbudowanych pakietów, aby nie przepłacać za usługi, których i tak nie jesteśmy w stanie zrealizować.

Jeśli nasza księgowość prowadzona jest przez firmę zewnętrzną, dbajmy o dobry przepływ informacji. To nie tylko ułatwi księgowej pracę, ale przede wszystkim jest w naszym interesie. To właśnie nam powinno bowiem zależeć na tym, aby wszelkie dokumenty zostały odpowiednio zaksięgowane. Za braki odpowiada bowiem zawsze przedsiębiorca.

O co zapytać księgową do potencjalnej współpracy?

Księgowość to jeden z tych obszarów prowadzenia działalności, który potrafi sprawić wielu przedsiębiorcom sporo problemów. Zmieniające się stale przepisy podatkowe powodują, że łatwo się w nich zagubić, a co za tym idzie, popełnić błąd, który może wiele kosztować. Dlatego nie bez przyczyny  mówi się, że pierwszym pracownikiem, którego powinniśmy zatrudnić, jest dobra księgowa. Znalezienie odpowiedniej osoby może być jednak równie trudne, co samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Co zrobić, aby nie żałować swoje wyboru? Przede wszystkim pytać. Tylko o co?

Pierwszą rzeczą, którą należy ustalić, jest limit faktur miesięcznych, które będzie wprowadzać księgowa. To często od niego zależy stawka, którą zapłacimy jej za to, że obsługuje naszą księgowość. Może być ona zależna również od tego, czy mówimy o fakturze przychodu, czy też fakturze kosztowej. Jeżeli trudno nam oszacować, ile takich faktur możemy wystawić, ważne jest również to, aby dowiedzieć się, jakie są koszty obsługi związanej z fakturowaniem poza początkowo ustalonym pakietem.

Kolejne istotne informacje dotyczą tego, gdzie będą znajdować się oryginały wystawianych faktur. Ich archiwizacja wynika z przepisów prawnych, więc jest niezwykle istotne, aby sprawa ta nie pozostawiała wątpliwości. Ważne jest również oczywiście to, w jaki sposób będziemy dostarczać owe dokumenty naszej księgowej, a szczególnie, jeśli decydujemy się na księgowość on-line.