Księgowość – czy warto zlecić do biura rachunkowego?

Księgowość potrafi być naprawdę nużąca dla wielu osób, które muszą się z nią zmierzyć. To powoduje, że wiele z nich od razu kieruje swoje kroki do biura księgowego z prośbą o pomoc. Jest to zwykle najlepsze rozwiązanie dla każdej rozwijającej się firmy, której właściciel nie jest już w stanie samodzielnie zajmować się rachunkowością.

Kiedy szczególnie warto prowadzenie działu księgowego biurze rachunkowemu?

Biura rachunkowe, które odpowiednio zajmą się naszą księgowością, są najlepszym wyborem w przypadku freelancerów i mniejszych przedsiębiorców. Sprawdzą się wszędzie tam, gdzie niepotrzebny jest stale działający dział księgowy, czyli w sytuacjach, w których firma nie wystawia zbyt wielu faktur. Biuro rachunkowe pomaga jednak nie tylko prowadzić księgowość, ale również zmniejsza koszty prowadzenia działalności. Zwykle opłaty za wsparcie biura księgowego są niższe niż opłacanie etatowych księgowych.

Biuro rachunkowe to ogromne ułatwienie, jednak każdy przedsiębiorca powinien teoretycznie umieć poradzić sobie bez jego pomocy. To ważne, aby stale nadzorować sprawy księgowe, od czasu do czasu sprawdzając działania biura. Księgowość to bowiem naprawdę ważny aspekt prowadzenia działalności, który powinniśmy mieć pod kontrolą. W sprawach księgowych warto więc trzymać się zasady ograniczonego zaufania w stosunku do biura rachunkowego.

Jak współpracować z księgową?

Księgowość to dział, który najszybciej powołuje pracodawca, nawet jeśli miałby się on składać tylko z jednej księgowej. To niezwykle ważna persona w firmie, której kompetentne działanie pozwala z sukcesem uniknąć wielu problemów związanych z odprowadzaniem podatków, składek, rozliczeń i innych opłat wymaganych przez zawiłe przepisy prawa finansowego. Nawet niewielkie start-upy, które mają ograniczony budżet, szybko decydują się na współpracę z księgową. Co trzeba wiedzieć, aby współpraca tak była satysfakcjonująca dla obu stron?

Po pierwsze, kiedy zastanawiamy się, jak rozwiązać problem, jakim jest księgowość, musimy dokładnie określić, jaki zakres działań nas przerasta, czyli co w praktyce chcemy oddelegować specjalistom. W ten sposób ułatwimy pracę księgowej, która musi wycenić swoje usługi przed podjęciem się pracy. Często wycena taka jest pakietowa, co oznacza, że jako przedsiębiorcy, musimy się zdecydować na jakiś jeden konkretny zestaw usług. Dopóki nie wiemy, które działania w naszej firmie są niezbędne do zrealizowania, nie będziemy w stanie określić, który pakiet będzie dla nas najlepszy. Zdecydowanie jednak na początku nie opłaca się brać zbyt rozbudowanych pakietów, aby nie przepłacać za usługi, których i tak nie jesteśmy w stanie zrealizować.

Jeśli nasza księgowość prowadzona jest przez firmę zewnętrzną, dbajmy o dobry przepływ informacji. To nie tylko ułatwi księgowej pracę, ale przede wszystkim jest w naszym interesie. To właśnie nam powinno bowiem zależeć na tym, aby wszelkie dokumenty zostały odpowiednio zaksięgowane. Za braki odpowiada bowiem zawsze przedsiębiorca.

Jak wybrać księgowość?

Księgowość to bardzo ważny dział firmy, który dba o to, aby wszystkie decyzje finansowe w przedsiębiorstwie były podejmowane w zgodzie z przepisami dotyczącymi prawa finansowego i nie tylko. Coraz częściej jednak przedsiębiorcy decydują się na jego likwidację oraz zlecanie spraw księgowych wyspecjalizowanym w tym zakresie firmom. W takich sytuacjach pojawia się jednak pytanie: jak wybrać biuro rachunkowe, które poprowadzi naszą księgowość?

Jeśli zależy nam na tym, aby księgowość była prowadzona przez profesjonalne biuro rachunkowe, po to, abyśmy nie musieli martwić się ewentualnymi problemami, powinniśmy znaleźć firmę, która ma jak najlepsze opinie pośród osób, które do tej pory korzystały z jej usług. Najlepiej wybierać takie, które zdobyły odpowiednie certyfikaty. Pod uwagę trzeba wziąć również to, czy firma ma wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które pozwala pokryć skutki błędnych działań popełnianych przez firmy.

Wybierając biuro rachunkowe, które będzie odpowiedzialne za księgowość w firmie, warto postawić na takie, które podchodzi indywidualnie do swoich klientów. Dobrze jest mieć więc przydzielonego jednego księgowego, który będzie odpowiedzialny za kontakt właśnie z naszą firmą. W ten sposób będziemy wiedzieć, do kogo udać się w problematycznej sytuacji, a odpowiedzialność za ewentualne błędy nie rozmyje się na inne osoby.

Za co odpowiada biuro rachunkowe?

Za księgowość w firmie coraz częściej nie odpowiadają wewnętrzne działy w firmie, ale biura rachunkowe. Takie rozwiązania potrafią być dużo tańsze oraz niejednokrotnie dużo bardziej efektywne.  Szczególnie chętnie korzystają z nich niewielkie firmy, które nie wystawiają wielu faktur miesięcznie, a zatem utrzymywanie całych działów księgowych jest w nich absolutnie bezcelowe. Zanim jednak przedsiębiorca zdecyduje się powierzyć sprawy księgowe zewnętrznej firmie, powinien zastanowić się, za co takie biuro odpowiada.

Jeśli decydujemy się na to, żeby księgowość prowadziło biuro rachunkowe, musimy sprawdzić, czy jest to na pewno rzetelna firma. Trzeba mieć bowiem świadomość, że najczęściej to my jako przedsiębiorca odpowiadamy za błędy księgowe popełniane przez biuro. Przedsiębiorca ma potem możliwość domagać się odszkodowania od biura księgowego, jednak najlepiej w ogóle unikać tego typu problemów.

Biuro rachunkowe wybrane przez nas zwykle odpowiada za całą księgowość. Można jednak powierzyć mu tylko część zagadnień dotyczących naszej firmy. Najlepiej jednak wybrać taką firmę, której będzie można pełni zaufać. Zawsze jednak konieczne jest dokładne sprawdzenie umowy, która dookreśla zakres obowiązków biura rachunkowego. To najlepszy sposób na uniknięcie nieporozumień oraz wątpliwości na dalszych etapach współpracy.