Sam prowadzisz księgowość? Oto porady dla Ciebie!

Wielu nawet niewielkich przedsiębiorców decyduje się oddać prowadzenie księgowości profesjonalnej księgowej. Zadanie to bowiem uważane jest za bardzo uciążliwe. Zmieniające się wciąż przepisy podatkowe nie ułatwiają tego zajęcia. Niestety nie każdy może sobie pozwolić na zatrudnienie księgowego. Na początku działalności liczy się bowiem każda oszczędność. Jeśli decydujesz się na prowadzenie księgowości bez pomocy, musisz pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Co z nich jest najważniejsze?

Pierwsza rada, o której koniecznie trzeba pamiętać, to gotowość do śledzenia zmieniających się przepisów prawnych. Najlepiej, jeśli co kilka dni będziesz zaglądać na strony internetowe powiązane z tematem lub też zapiszesz się do merytorycznie przygotowywanego newslettera. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że jesteś na bieżąco z aktualnym stanem prawnym. Pamiętaj, że brak znajomości aktualnego prawa nie zwalnia Cię z jego przestrzegania.

Drugą ważną zasadą prowadzenia księgowości jest regularność oraz skrupulatność. Najlepiej, jeśli raz w tygodniu wyznaczysz sobie dzień, w którym będziesz sprawdzać, czy stan księgowości na pewno zgadza się ze stanem rzeczywistym. Raz w miesiącu możesz ponadto robić dokładniejsze analizy. W ten dzień wykonaj również wszelkie niezbędne przelewy do urzędu skarbowego oraz zakładu ubezpieczeń społecznych. Zadbaj o to, aby robić to w wyznaczonych przez przepisy terminach. Przestrzegaj także terminu wystawiania faktur.

Jak prowadzić księgowość i nie zwariować?

Księgowość to jeden z najmniej lubianych działów w firmie. Wielu szczególnie niedoświadczonych jeszcze przedsiębiorców najchętniej pozbyłoby się tego obowiązku. Zmienne przepisy prawne, wiele różnych wyjątków, niekiedy konieczność abstrakcyjnego myślenia oraz inne dodatkowe trudności powodują, że chętnie oddajemy księgowość w ręce wykwalifikowanych osób. Co zrobić, żeby sprawy księgowe przestały przyprawiać o ból głowy?

O księgowości najlepiej myśleć już od pierwszych dni prowadzenia firmy. To klucz do tego, aby nie popełnić błędów już na samym początku. Często niewielkie pomyłki w księgach mszczą się potem przez lata. Łatwo narazić się na kary finansowe ze strony odpowiednich urzędów. Jeśli więc nie mamy zbyt dużej wiedzy na temat księgowości, najlepiej jest udać się w tej sprawie do odpowiedniej osoby. W początkowych fazach działalności księgowa nie będzie pochłaniać zbyt wielu kosztów. Może być to więc bardziej opłacalne rozwiązanie niż płacenie kar za błędy podatkowe.

Nie zawsze jednak można pozwolić sobie na to, żeby zlecić na zewnątrz prowadzenie ksiąg. Jeśli jesteśmy zmuszeni do robienia tego samodzielnie, niezwykle ważne jest, aby doszkolić się w tym zakresie. Najlepiej wybrać się na kurs organizowany przez doświadczone księgowe. W ten sposób można zyskać pewność, że zdobędzie się wszystkie niezbędne informacje, które ułatwią poprawne prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Jak duży jest dział księgowości?

Księgowość to dział, którego nie może zabraknąć w żadnej firmie. Nawet w przypadku jednoosobowej działalności trudno obyć się bez dobrej księgowej, która będzie nie tylko zajmować się fakturami, ale również doradzać w zakresie optymalizacji podatkowej oraz innych sprawach księgowych. Coraz częściej zdarza się jednak, że firmy decydują się na przekazanie spraw księgowych firmie zewnętrznej. Wiele osób, które aplikują do pracy, może się więc zastanawiać, jak duży będzie ich dział.

Księgowość to ważny dział, ale niekoniecznie musi być utrzymywany na stałe przez przedsiębiorstwa. Wiele z nich decyduje się na to, żeby przekazać prowadzenie spraw księgowych wyspecjalizowanym podmiotom, odpowiedzialnym za księgowość. Mogą być to biura rachunkowe lub freelancerzy. Nie jest to jeszcze jednak standard. W dużych firmach oraz korporacjach nie zawsze można sobie na to pozwolić. Kandydaci na stanowiska w księgowości nie powinni się więc obawiać, że ich etaty szybko zostaną zredukowane. Nawet jeśli część działań jest przenoszonych na zewnątrz, niezbędny jest wewnętrzny dział, który będzie koordynował pracę podwykonawców.

W mniejszych firmach często nie ma w ogóle działu księgowego. Na stałe jest jednak zatrudniona księgowa, która jest wdrożona w realia funkcjonowania firmy. Bardziej tradycyjni przedsiębiorcy często nie decydują się na powierzenie swoich spraw księgowych zewnętrznym podmiotom. Wynika to w dużej mierze z braku zaufania lub z przyzwyczajenia.

Księgowość zdalna – jak przekonać szefa?

Księgowość prowadzona zdalnie to dla wielu księgowych marzenie. Dla wielu pracodawców natomiast  wciąż przerażająca wizja. Przedsiębiorcy, którzy bardzo cenią sobie klasyczny system pracy, w którym wszyscy przychodzą do pracy w podobnym czasie, często mają problem, żeby podjąć się współpracy zdalnej z księgową. Zdarza się, że jeśli chce ona założyć swoją działalność i świadczyć swoje usługi na odległość, dotychczasowy pracodawca rezygnuje z jej pomocy. Nie musi tak być jednak zawsze. Wszystko zależy od tego, czy osoba prowadząca księgowość potrafi przekonać szefa, że takie rozwiązanie ma również korzyści dla niego. Jak to zrobić?

Księgowa może zacząć od tego, żeby przekonać szefa do współpracy zdalnej raz w tygodniu. To świetna okazja, żeby pokazać w praktyce, że taka współpraca jest równie efektywna, a nawet bardziej skuteczna, niż dotychczasowa praca w biurze. Szczególnie introwertycy mogą w domu pracować znacznie efektywniej. Dobre efekty takiej pracy będą podstawą do tego, żeby spróbować przekonać szefa, że warto zaufać księgowej i pozwolić jej pracować na odległość. Dobrym pomysłem może być porównanie efektywności pracy w domu z pracą w biurze. Można zaprezentować jej efekty w postaci prezentacji dla szefa. Dobrym pomysłem jest także próba znalezienia oszczędności w sytuacji, w której księgowa będzie pracować zdalnie. To często właśnie one są w stanie przekonać szefa, że warto przejść na taką formę współpracy.

Czy kompetencje miękkie są potrzebne w dziale księgowości?

Kompetencje miękkie to niezwykle ważne umiejętności. Są potrzebne pracownikom na każdym stanowisku. Przyjęło się jednak uważać, że są takie działy, w których kontakt z innymi jest znikomy, a co za tym idzie, niewymagane jest szkolenie się w zakresie kompetencji miękkich. Jest to jednak przestarzałe podejście. Bez względu bowiem na to, co się robi, podstawą pracy jest kontaktowanie się z  innymi. Nawet jeśli nasza praca jest bardzo merytoryczna, nie będzie tak doceniana, jeśli nie będziemy umieli tworzyć pozytywnych relacji. Jeśli zatem pracujesz w dziale księgowość, zdecydowanie powinieneś zadbać o rozwój w tym kierunku.

W dziale księgowość umiejętność komunikowania się z innymi to jeden z czynników, które pozwalają pracownikom tego działu skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Sprawy księgowe wielu osobom przysparzają wiele trudności. Często nie wiedzą jak odpowiednio odczytywać dokumenty księgowe. Większość z nich nie orientuje się też w kwestiach podatkowych. Niezwykle ważne jest więc, żeby księgowa umiała wytłumaczyć innym osobom oczywiste dla niej kwestie. Wymaga to od niej nie tylko cierpliwości, ale przede wszystkim dopasowania sposobu komunikacji do odbiorcy. Może nauczyć się tego właśnie, rozwijając umiejętności miękkie. W ten sposób lepiej zrozumie osoby, które gorzej radzą sobie z aspektami analitycznymi.

Jak dużą rolę odgrywa księgowość w pracy całej firmy?

Księgowość to niezwykle istotny dla działania firmy dział, który odpowiada za wszelkie sprawy finansowe związane z finansami. Problemy w księgowości mogą się przekładać na inne liczne problemy firmy, w tym przede wszystkim podatkowo prawne. To powoduje, że w firmie koniecznie musi znaleźć się kompetentna księgowa lub cały dział księgowy, któremu kadra menadżerska będzie mogła w pełni zaufać. Jak dużą rolę tak naprawdę odgrywa księgowość w pracy całej firmy?

Księgowość to jeden z ważniejszych działów firmy, którym dba się o to, aby wszelkie sprawy finansowe firmy zostały ujęte w odpowiedni sposób pod względem formalnym. Niewielkie błędy w księgowości oczywiście się zdarzają nawet najlepszym, jednak niezwykle ważne jest to, żeby jak najszybciej je odnaleźć i wyeliminować. Gorzej, jeśli błędy takie są duże, a co za tym idzie, mają znaczący wpływ na działania całej firmy.

Błędnie prowadzona księgowość może się przełożyć przede wszystkim na problemy z Urzędem Skarbowym, a w skrajnych przypadkach możemy być nawet oskarżeni o działania umyślne. Błędnie prowadzona księgowość to też problem, kiedy chcemy przeprowadzić analizę niezbędną do opracowywania strategii dla naszej firmy. Bez skrupulatnie wprowadzonych danych wejściowych, nie będziemy w stanie osiągnąć zadowalających danych wyjściowych.

Księgowość – czy można ją prowadzić zdalnie?

Jeszcze do niedawna osoby, które chciały odpłatnie prowadzić księgowość, musiały liczyć się z tym, że czeka je typowa praca biurowa wykonywana przez osiem godzin dziennie. W dzisiejszych czasach księgowa może jednak wykonywać swoje obowiązki w zupełnie innych godzinach oraz w dowolnym miejscu na świecie. Praca w typowym dziale księgowości może być niedługo zupełną przeszłością, jako że prowadzenie księgowości to doskonały rodzaj pracy, który można wykonywać z dowolnego miejsca na świecie.

Księgowość w firmach coraz częściej prowadzona jest przez wyspecjalizowane podmioty zewnętrzne. Popyt na takie usługi zachęca wiele osób do porzucenia etatu i skupienia się na rozwijaniu własnego biznesu, polegającego na świadczeniu usług księgowych on-line. Księgowi dzięki temu mają szansę świadczyć swoje usługi z domu lub z innego kraju. Prawdziwi specjaliści w tej dziedzinie mogą liczyć nawet na klientów korporacyjnych, a co za tym idzie, zarabiać bardzo dobrze, nie wychodząc z domu.

Niektórzy obawiają się, że księgowość prowadzona poza biurem będzie trudna do koordynowania. Warto jednak zaufać doświadczonemu księgowemu, który od dawna wykonuje swoją pracę w ten sposób, a w razie wątpliwości skutecznie je rozwiać podczas rozmowy z nim. Warto też pamiętać o tym, że takie rozwiązanie może skutecznie zmniejszyć koszty prowadzenie księgowości w firmie.

Jak wygląda dzień pracy w dziale księgowość?

Dzień pracy w dziale księgowość może dla wielu osób jawić się jako coś bardzo nudnego i powtarzalnego. Księgowi raczej bowiem spędzają większą część swojego czasu w pracy przed komputerem, operując liczbami oraz pracując na programie księgowym, który niejednego może przerażać. Na szczęście są jednak osoby, dla których praca w dziale księgowości jest ciekawym wyzwaniem. Gdyby nie to, prawdopodobnie musielibyśmy martwić się o wiele firm na rynku. A co jeśli wahamy się, czy warto pracować jako księgowy? Warto w takiej sytuacji przemyśleć, jak wygląda przeciętny dzień pracy jako księgowy.

Księgowi, którzy pracują etatowo, rzeczywiście większość swojego czasu spędzają przed komputerem. Jednak to, czym się zajmują, w dużej mierze zależy od tego, jak duże mają doświadczenie. Mniej doświadczone osoby, na początku swojej kariery zawodowej, zwykle wykonują powtarzalne, ale mimo to odpowiedzialne czynności, związane z wprowadzaniem dokumentów do systemu fakturowania. Takie zadania polubimy, jeśli cenimy sobie uporządkowane działanie oraz jesteśmy systematyczni.

Trochę inaczej wygląda praca w dziale księgowości, jeśli już od dawna pracujemy w tym obszarze, a co za tym idzie, obejmujemy wyższe stanowisko, na przykład głównego księgowego lub dyrektora działu. Wtedy nasze zadania są mniej powtarzalne i związane bardziej z rozdzielaniem pracy oraz zarządzaniem.

Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najczęściej zakładana działalność poprzez nowych przedsiębiorców, którzy chcą spróbować swoich sił poza pracą etatową. Jest to wyzwanie, szczególnie jeśli chodzi o związane z tym sprawy papierkowe. Za jeden z najbardziej uciążliwych aspektów uchodzi księgowość postrzegana jako skomplikowana i zawiła.

Jak naprawdę wygląda ona w małym przedsiębiorstwie oraz co można zrobić, żeby stała się bardziej przystępna?

Księgowość w małej firmie może mieć dwa oblicza. Wszystko zależy od tego, czy zdecydujemy się ją prowadzić samodzielnie, czy zdamy się na profesjonalną księgową. Prawdopodobnie wiele osób doradzi nam, że lepiej jest skorzystać z usług biura rachunkowego, co z resztą nie będzie takim złym pomysłem, biorąc pod uwagę, że koszty księgowości w mniejszej firmie wcale nie są najwyższe, a decydując się na skorzystanie z pomocy w tym zakresie prawdopodobnie uda nam się zaoszczędzić na poradnictwie prawnym związanym z problemami z urzędami, które mogą pojawić się w wyniku błędów w księgach rachunkowych.

Jeśli księgowość nie jest dla nas taka straszna, chociażby dlatego, że posiadamy wykształcenie związane z tym kierunkiem lub po prostu interesują nas te zagadnienia, możemy podjąć się prowadzenia ksiąg samodzielnie. W małej firmie nie powinno zająć to zbyt wiele czasu, więc też nie będzie nadmiernie uciążliwe.

Księgowość – czy warto zlecić do biura rachunkowego?

Księgowość potrafi być naprawdę nużąca dla wielu osób, które muszą się z nią zmierzyć. To powoduje, że wiele z nich od razu kieruje swoje kroki do biura księgowego z prośbą o pomoc. Jest to zwykle najlepsze rozwiązanie dla każdej rozwijającej się firmy, której właściciel nie jest już w stanie samodzielnie zajmować się rachunkowością.

Kiedy szczególnie warto prowadzenie działu księgowego biurze rachunkowemu?

Biura rachunkowe, które odpowiednio zajmą się naszą księgowością, są najlepszym wyborem w przypadku freelancerów i mniejszych przedsiębiorców. Sprawdzą się wszędzie tam, gdzie niepotrzebny jest stale działający dział księgowy, czyli w sytuacjach, w których firma nie wystawia zbyt wielu faktur. Biuro rachunkowe pomaga jednak nie tylko prowadzić księgowość, ale również zmniejsza koszty prowadzenia działalności. Zwykle opłaty za wsparcie biura księgowego są niższe niż opłacanie etatowych księgowych.

Biuro rachunkowe to ogromne ułatwienie, jednak każdy przedsiębiorca powinien teoretycznie umieć poradzić sobie bez jego pomocy. To ważne, aby stale nadzorować sprawy księgowe, od czasu do czasu sprawdzając działania biura. Księgowość to bowiem naprawdę ważny aspekt prowadzenia działalności, który powinniśmy mieć pod kontrolą. W sprawach księgowych warto więc trzymać się zasady ograniczonego zaufania w stosunku do biura rachunkowego.