Jak współpracować z księgową?

Księgowość to dział, który najszybciej powołuje pracodawca, nawet jeśli miałby się on składać tylko z jednej księgowej. To niezwykle ważna persona w firmie, której kompetentne działanie pozwala z sukcesem uniknąć wielu problemów związanych z odprowadzaniem podatków, składek, rozliczeń i innych opłat wymaganych przez zawiłe przepisy prawa finansowego. Nawet niewielkie start-upy, które mają ograniczony budżet, szybko decydują się na współpracę z księgową. Co trzeba wiedzieć, aby współpraca tak była satysfakcjonująca dla obu stron?

Po pierwsze, kiedy zastanawiamy się, jak rozwiązać problem, jakim jest księgowość, musimy dokładnie określić, jaki zakres działań nas przerasta, czyli co w praktyce chcemy oddelegować specjalistom. W ten sposób ułatwimy pracę księgowej, która musi wycenić swoje usługi przed podjęciem się pracy. Często wycena taka jest pakietowa, co oznacza, że jako przedsiębiorcy, musimy się zdecydować na jakiś jeden konkretny zestaw usług. Dopóki nie wiemy, które działania w naszej firmie są niezbędne do zrealizowania, nie będziemy w stanie określić, który pakiet będzie dla nas najlepszy. Zdecydowanie jednak na początku nie opłaca się brać zbyt rozbudowanych pakietów, aby nie przepłacać za usługi, których i tak nie jesteśmy w stanie zrealizować.

Jeśli nasza księgowość prowadzona jest przez firmę zewnętrzną, dbajmy o dobry przepływ informacji. To nie tylko ułatwi księgowej pracę, ale przede wszystkim jest w naszym interesie. To właśnie nam powinno bowiem zależeć na tym, aby wszelkie dokumenty zostały odpowiednio zaksięgowane. Za braki odpowiada bowiem zawsze przedsiębiorca.

Księgowość tradycyjna czy on-line?

Współcześnie coraz częściej odchodzi się od tradycyjnych, stacjonarnych zasad współpracy, które potrafią niejednokrotnie ograniczać wybór miejsca pracy oraz zabierać cenny czas, który trzeba przeznaczyć na dojazdy w celu przekazania istotnych dokumentów lub też odbycia ważnych spotkań. W związku z tym wiele osób stawia na usługi on-line. Taki trend można zauważyć również wśród firm, które chcą zlecić księgowość zewnętrznemu przedsiębiorstwu. Czy zawsze jednak usługi on-line to dobry pomysł? Kiedy księgowość tradycyjna to zdecydowanie lepsza sprawa?

Księgowość tradycyjna jest dużo bardziej doceniana przez przedsiębiorców, którzy już od dawna działają na rynku, a ich firmy są na tyle duże, że utrzymywanie księgowej na etacie jest właściwie koniecznością. Nawet jeśli współpracują z zewnętrzną firmą lub freelancerem, lubią widywać się z nią twarzą w twarz oraz poszukują prawdziwego specjalisty, który pomoże w przypadku coraz to nowych problemów z prawem podatkowym. Dla osób ze starszych pokoleń dojeżdżanie do biura rachunkowego często nie jest dużym problemem i nie traktują tego jako wadę.

Księgowość on-line to natomiast rozwiązanie dla bardziej nowoczesnych firm, szczególnie tych niewielkich, w których faktur jest mało oraz rzadko pojawiają się bardziej skomplikowane problemy podatkowe. To wygodna forma współpracy, pozwalająca mieć stały wgląd w aktualne sprawy księgowe za pośrednictwem internetu.

O co zapytać księgową do potencjalnej współpracy?

Księgowość to jeden z tych obszarów prowadzenia działalności, który potrafi sprawić wielu przedsiębiorcom sporo problemów. Zmieniające się stale przepisy podatkowe powodują, że łatwo się w nich zagubić, a co za tym idzie, popełnić błąd, który może wiele kosztować. Dlatego nie bez przyczyny  mówi się, że pierwszym pracownikiem, którego powinniśmy zatrudnić, jest dobra księgowa. Znalezienie odpowiedniej osoby może być jednak równie trudne, co samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Co zrobić, aby nie żałować swoje wyboru? Przede wszystkim pytać. Tylko o co?

Pierwszą rzeczą, którą należy ustalić, jest limit faktur miesięcznych, które będzie wprowadzać księgowa. To często od niego zależy stawka, którą zapłacimy jej za to, że obsługuje naszą księgowość. Może być ona zależna również od tego, czy mówimy o fakturze przychodu, czy też fakturze kosztowej. Jeżeli trudno nam oszacować, ile takich faktur możemy wystawić, ważne jest również to, aby dowiedzieć się, jakie są koszty obsługi związanej z fakturowaniem poza początkowo ustalonym pakietem.

Kolejne istotne informacje dotyczą tego, gdzie będą znajdować się oryginały wystawianych faktur. Ich archiwizacja wynika z przepisów prawnych, więc jest niezwykle istotne, aby sprawa ta nie pozostawiała wątpliwości. Ważne jest również oczywiście to, w jaki sposób będziemy dostarczać owe dokumenty naszej księgowej, a szczególnie, jeśli decydujemy się na księgowość on-line.

Jak wybrać księgowość?

Księgowość to bardzo ważny dział firmy, który dba o to, aby wszystkie decyzje finansowe w przedsiębiorstwie były podejmowane w zgodzie z przepisami dotyczącymi prawa finansowego i nie tylko. Coraz częściej jednak przedsiębiorcy decydują się na jego likwidację oraz zlecanie spraw księgowych wyspecjalizowanym w tym zakresie firmom. W takich sytuacjach pojawia się jednak pytanie: jak wybrać biuro rachunkowe, które poprowadzi naszą księgowość?

Jeśli zależy nam na tym, aby księgowość była prowadzona przez profesjonalne biuro rachunkowe, po to, abyśmy nie musieli martwić się ewentualnymi problemami, powinniśmy znaleźć firmę, która ma jak najlepsze opinie pośród osób, które do tej pory korzystały z jej usług. Najlepiej wybierać takie, które zdobyły odpowiednie certyfikaty. Pod uwagę trzeba wziąć również to, czy firma ma wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które pozwala pokryć skutki błędnych działań popełnianych przez firmy.

Wybierając biuro rachunkowe, które będzie odpowiedzialne za księgowość w firmie, warto postawić na takie, które podchodzi indywidualnie do swoich klientów. Dobrze jest mieć więc przydzielonego jednego księgowego, który będzie odpowiedzialny za kontakt właśnie z naszą firmą. W ten sposób będziemy wiedzieć, do kogo udać się w problematycznej sytuacji, a odpowiedzialność za ewentualne błędy nie rozmyje się na inne osoby.

Za co odpowiada biuro rachunkowe?

Za księgowość w firmie coraz częściej nie odpowiadają wewnętrzne działy w firmie, ale biura rachunkowe. Takie rozwiązania potrafią być dużo tańsze oraz niejednokrotnie dużo bardziej efektywne.  Szczególnie chętnie korzystają z nich niewielkie firmy, które nie wystawiają wielu faktur miesięcznie, a zatem utrzymywanie całych działów księgowych jest w nich absolutnie bezcelowe. Zanim jednak przedsiębiorca zdecyduje się powierzyć sprawy księgowe zewnętrznej firmie, powinien zastanowić się, za co takie biuro odpowiada.

Jeśli decydujemy się na to, żeby księgowość prowadziło biuro rachunkowe, musimy sprawdzić, czy jest to na pewno rzetelna firma. Trzeba mieć bowiem świadomość, że najczęściej to my jako przedsiębiorca odpowiadamy za błędy księgowe popełniane przez biuro. Przedsiębiorca ma potem możliwość domagać się odszkodowania od biura księgowego, jednak najlepiej w ogóle unikać tego typu problemów.

Biuro rachunkowe wybrane przez nas zwykle odpowiada za całą księgowość. Można jednak powierzyć mu tylko część zagadnień dotyczących naszej firmy. Najlepiej jednak wybrać taką firmę, której będzie można pełni zaufać. Zawsze jednak konieczne jest dokładne sprawdzenie umowy, która dookreśla zakres obowiązków biura rachunkowego. To najlepszy sposób na uniknięcie nieporozumień oraz wątpliwości na dalszych etapach współpracy.

Księgowa na etacie czy działalność gospodarcza?

Księgowość to jedna z takich dziedzin, które dają szansę na różnorodne formy prowadzenia działalności. Z jednej strony wiele firm posiada działy księgowości, w których z powodzeniem mogą znaleźć pracę osoby z wykształceniem ekonomicznym, zaś z drugiej wiele osób decyduje się na otworzenie własnej jednoosobowej działalności lub specjalistycznego biura rachunkowego. Które z tych rozwiązań jest najlepsze i jak wybrać to odpowiednie?

Księgowość na etacie to szczególnie dobre rozwiązanie dla osób, które dopiero rozpoczynają swoją karierę. Pozwala nawiązać wiele kontaktów, skorzystać z wielu szkoleń oraz zdobyć doświadczenie w pracy jako księgowa. Wiele osób chce pracować w ten sposób przez całe życie, jako że ceni sobie stabilność, którą oferuje tego typu praca lub też nie są wystarczająco przedsiębiorcze.

Jednoosoba firma księgowa to często sposób na przejście z etatu do własnej firmy. Wymaga jednak posiadania nie tylko wiedzy z zakresu księgowości, ale również marketingu. Księgowość prowadzona z własnego domowego biura lub też chociażby z coworkingu musi być odpowiednio zareklamowana, aby klienci sami chcieli z nami współpracować.

Ostatnim etapem rozwoju w branży księgowej może być założenie własnego biura rachunkowego. Ten rodzaj działalności wymaga obycia z tematyką zarządzania ludźmi oraz projektami. Niezbędna jest również umiejętność pozyskiwania klientów oraz podstawowa znajomość prawnych aspektów prowadzenia działalności.

Księgowość dla freelancera: komu to zlecić?

Freelance to coraz popularniejszy sposób na zarabianie, który w dużej mierze przypomina prowadzenie własnej małej działalności gospodarczej. Tak samo, jak w firmie, wyzwaniem dla niejednego freelancera może być poprawne prowadzenie księgowości. Kiedy zatem przechodzimy na swoje, od razu lepiej pomyśleć o tym, aby zlecić sprawy księgowe w firmie doświadczonej księgowej. Freelancerzy niejednokrotnie mają jednak bardzo ograniczony budżet, a co za tym idzie, może im się wydawać, że nie stać ich na zlecenie spraw księgowych komuś innemu. Jak sobie zatem z tym poradzić?

Wiele osób może zadawać sobie pytanie, po co właściwie zatrudniać księgową, skoro nie bardzo mamy na to budżet. Księgowość to jednak na tyle skomplikowana dziedzina, że oszczędzając na biurze rachunkowym, możemy sobie bardzo zaszkodzić. Po jakimś czasie może się okazać, że koszty odwrócenia popełnionych przez nas błędów księgowych mogą być znacznie wyższe niż współpraca z biurem rachunkowym od samego momentu prowadzenia działalności. Często zmieniające się, mało przejrzyste przepisy prawne mogą bowiem być trudne do zrozumienia, dla osoby nieposiadającej doświadczenia w takiej tematyce.

Jeśli interesuje nas księgowość dla freelancerów, warto szukać osób, które specjalizują się właśnie w tego typu działalności i kierują swoje usługi do mikroprzedsiębiorców. Rozumieją oni doskonale, że małe firmy dysponują niewielkim budżetem oraz znają specyfikę prawną właśnie takich podmiotów.

Czy nadajesz się do pracy w księgowości?

Powszechnie uważa się, że praca jako księgowa jest dość monotonna, a co do samych cech charakteru, które niezbędne są księgowym, również krąży wiele stereotypów oraz plotek. Trzeba jednak przyznać, że część tych założeń jest prawdziwa, a co za tym idzie, nie każdy ma cechy, które robią z niego urodzoną księgową. Zanim zatem podejmiemy decyzję, że chcemy przez pięć lat życia studiować finanse i rachunkowość, a następnie podejmiemy pracę w jednym z działów księgowych w korporacji, sprawdźmy, czy praca w księgowości to na pewno coś dla nas.

Jeśli zastanawiasz się, czy masz predyspozycje do tego, żeby pracować jako księgowy, powinieneś przede wszystkim przyjrzeć się swoim cechom charakteru. Dobry księgowy to ktoś bardzo skrupulatny oraz dbający o wysoką jakość tego, co robi. Nie może on popełniać niemalże żadnych błędów, gdyż każda, nawet niewielka pomyłka może mieć zgubny skutek dla całej firmy. Osoby pracujące w księgowości to też osoby, które dobrze radzą sobie w pracy bez nadzoru oraz nie potrzebują wykonywać swoich obowiązków zespołowo. Praca księgowego to bowiem głównie praca samodzielna.

Osoba, której miejscem pracy jest księgowość, musi również mieć w sobie dużo ambicji oraz wiary w siebie, chcieć się stale doszkalać oraz być gotowa na prowadzenie samodzielnej firmy, która może jej przynieść wyższe zarobki niż praca na etacie.

Księgowość na odległość: dlaczego warto współpracować zdalnie?

Współpraca zdalna staje się aktualnie coraz bardziej popularna. Wiele osób decyduje się właśnie na prowadzenie swojej własnej działalności oraz świadczenie swoich usług na odległość. Wśród takich usług często znajduje się również oferta, w której ktoś oferuje, że będzie prowadził księgowość zdalnie. Część przedsiębiorców boi się jednak zaufać takim rozwiązaniom, obawiając się, że współpraca z kimś, kogo nigdy nie widzieliśmy na oczy, na pewno skończy się jakimś przekrętem. W praktyce jednak nie ma się czego obawiać i warto powierzyć księgowość dobrej firmie z innego miasta. Co można na tym zyskać?

Rezygnacja z utrzymywania księgowej na etacie to przede wszystkim duża oszczędność. Zlecenie prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej najczęściej jest nie tylko znacznie tańsze, ale może być zrobione bardziej profesjonalnie, a to dzięki temu, że zleceniem zajmie się wyspecjalizowany zespół księgowych, a nie jedna osoba. Co powoduje, że koszty są niższe? Powodów jest naprawdę wiele. Po pierwsze, nie narażamy się na koszty związane z utrzymaniem pomieszczenia do pracy dla księgowej. Dużo tańsze jest również rozliczanie. Otrzymujemy fakturę od firmy zewnętrznej, a co z tym idzie, nie musimy również płacić różnorodnych składek. Zmniejsza się również nakład pracy, a co za tym idzie koszty, związane z wystawianiem PIT-ów pod koniec roku.

Jak znaleźć dobrą księgową?

Znalezienie dobrej księgowej to nie lada wyzwanie, szczególnie dla początkujących przedsiębiorców, którzy mają ograniczony budżet. Wybranie jednej osoby, która księgowość opanowała do perfekcji, trudne jest również z tego względu, że konkurencja na rynku jest naprawdę duża. Kiedy wpiszemy w wyszukiwarkę “księgowość” wraz z nazwą miasta, pojawia się bardzo wiele propozycji. Jak nie zgubić się pośród nich i dokonać najlepszego dla siebie wyboru?

Kiedy decydujemy, że w szeregach naszej firmy niezbędna jest księgowa, musimy zdać sobie sprawę z tego, że czekają nas długie poszukiwania odpowiedniej osoby. Bardzo ważne jest, aby księgowość prowadził ktoś, komu można zaufać. Będzie miał on bowiem dostęp do wielu kluczowych dla funkcjonowania firmy dokumentów, które nie powinny znaleźć się w niepowołanych rękach. Ważne również, aby była to osoba z dużym doświadczeniem, ale śledząca aktualnie zmieniające się prawo. Świetnie byłoby, gdyby był to ktoś, kto nie tylko wypełnia dokumenty, ale również potrafi doradzić, co będzie naprawdę dobre dla naszej firmy. Doświadczona osoba prowadząca księgowość na pewno będzie umiała wskazać, jaki sposób rozliczania podatków jest dla nas najkorzystniejszy, czy opłaca się nam płacić VAT oraz co powinniśmy zrobić w sytuacjach kryzysowych, związanych z urzędami.